PEC - approfondimenti

Protocollo Informatico

Il Comune di Manciano, in ottemperanza alla normativa vigente, ha avviato il servizio di Protocollo Informatico.
Si tratta di un nuovo mezzo di comunicazione e di registrazione documentale, che consente una distribuzione più veloce della corrispondenza e permette l’eliminazione di buona parte del materiale cartaceo.
Il nuovo sistema, infatti, punta ad incentivare gradualmente la sostituzione del materiale cartaceo con la posta elettronica sia al proprio interno che all’esterno nei confronti degli altri Enti pubblici e dei privati.
Il Decreto del Presidente della Repubblica n.445 del 28.12.2000 ha imposto come elemento di assoluta novità la protocollazione dei documenti informatici, trasmessi per via telematica, attraverso l’istituzione di una o più caselle di posta  certificata (P.E.C.) .

Posta Elettronica  Certificata (PEC)

Cos’è la PEC
PEC è l’acronimo di Posta Elettronica Certificata.
E’ un sistema di “trasporto” di documenti informatici molto simile alla posta elettronica “tradizionale”, cui però sono state aggiunte le caratteristiche per garantire agli utenti la certezza, a valore legale, dell’invio e della consegna ( o meno) del messaggio e-mail al destinatario.

A cosa serve
La PEC può essere utilizzata per la trasmissione di tutti i tipi di informazione e documenti in formato elettronico; consente di certificare l’invio, l’integrità e l’avvenuta consegna del messaggio scambiato tra il Gestore di PEC del mittente e quello del destinatario. La PEC ha lo stesso valore legale della tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento, quindi l’avvenuta consegna del messaggio elettronico è opponibile a terzi.

Che differenza c’è tra la raccomandata con  ricevuta di ritorno ed il servizio di PEC
Il servizio di PEC consente di inviare documenti informatici, fornendo la certificazione dell’invio e dell’avvenuta (o mancata ) consegna. La Pec pertanto ha tutti i requisiti della racc0omandata A/R con due vantaggi:
1.tempi di trasmissioni brevissimi;
2.i costi di invio/ricezione sono zero. Si paga solo il canone per l’attivazione del servizio.

Come funziona la PEC
Le modalità di accesso sono sostanzialmente le stesse di una normale posta elettronica . Si può accedere alla propria casella di PEC sia attraverso un client di posta elettronica ( es. Outlook) sia attraverso un brower Internet ( con la webmail). E’ consigliabile usare la webmail perché è più semplice. Se si utilizza Outlook o un altro qualsiasi programma di posta dobbiamo essere in grado di configurarlo e anche stare attenti a non fare confusione con tutti i messaggi (conferme ecc.) che genera la posta certificata.
La PEC, in apparenza simile alla posta elettronica “tradizionale”, offre un servizio più completo e sicuro, prevedendo:
i livelli minimi di qualità del servizio e di sicurezza stabiliti dalla legge;
certificazione dell’invio e della consegna del messaggio;
la opponibilità a terzi delle operazioni di invio e ricezione di un messaggio.
Infatti nel momento in cui l’utente invia il  messaggio riceve, da parte del proprio Gestore di PEC, una ricevuta di accettazione con relativa attestazione temporale. La ricevuta costituisce prova legale della avvenuta spedizione del messaggio . Allo stesso modo, quando il messaggio arriva alla casella del destinatario, il suo Gestore di PEC invia al mittente la ricevuta di avvenuta ( o mancata) consegna, con l’indicazione di data ed orario, indipendentemente dalla visualizzazione del messaggio da parte del destinatario.
Da una casella di PEC è possibile inviare un messaggio certificato a chiunque abbia una casella di posta elettronica, tuttavia la ricezione del messaggio di PEC ha valore legale solo nel caso in cui anche il destinatario sia dotato di una casella di posta elettronica certificata.
Pertanto la casella di PEC è indicata soprattutto per effettuare comunicazioni “ufficiali” per le quali il mittente vuole avere delle evidenze con valore legale dell’invio e della consegna del messaggio. Comunque la casella può essere utilizzata per qualsiasi comunicazione, anche nel caso in cui non sia indispensabile la certificazione dell’invio  e della consegna.

In caso di smarrimento di una delle ricevute presenti nel sistema PEC è possibile disporre, presso i gestori del servizio, di una traccia informatica avente lo stesso valore legale in termini di invio e ricezione, per un periodo di trenta mesi, secondo quanto previsto dalle normative vigenti in materia. 

Come si richiede il servizio di PEC

Per prima cosa è necessario che l’utente scelga ( in funzione delle proprie esigenze) il gestore di PEC con cui vuole attivare la propria casella.
Per richiedere una casella di PEC o avere maggiori informazioni sul servizio, cittadini ed imprese possono contattare Poste Italiane, Infocamere ed altri Gestori iscritti al CNIPA. L’elenco dei Gestori di PEC è segnalato nel link : http://www.cnipa.gov.it/site/it-IT/     Sezione Posta Elettronica Certificata (PEC) >> Elenco pubblico dei gestori